Ako zvládnuť krízové obdobie a home office zamestnancov?

Ako teda prekonať toto obdobie, aj keď svojich zamestnancov nemáte na dosah ruky?

1. Dajte priestor otázkam

Očakávajte, že otázky od zamestnancov sa v zmenenom režime začnú hrnúť jedna za druhou. Od riešenia prestávok cez možnosť vziať si dovolenku po zákaznícke otázky. Bude ich veľa a budú sa opakovať. Najjednoduchším riešením je pripraviť tabuľku na google disc. Tu môžu otázky a odpovede pribúdať v reálnom čase. Vďaka tabuľke budete mať jednotné odpovede pre všetkých zamestnancov, ušetríte množstvo času, keďže nebudete na tie isté otázky odpovedať rôznym ľuďom. Za krátky čas zistíte, s akými výzvami máte dočinenia a čo trápi vašich zamestnancov. V jednoduchosti je krása, tabuľka by mala obsahovať dátum, meno, otázku, samozrejme riešenie a informáciu, kto je za riešenie zodpovedný. Predpripravenú tabuľku si možete stiahnuť tu.

V náročných situáciách sú na prvom mieste ľudia, až potom ich práca.

2. Efektívnosť zamestnancov

Rátajte s tým, že chvíľu budú vaši zamestnanci pracovať tak na pol plynu. Počas prvých dní si zvykajú na nové obmedzenia, budú možno vystrašení, nervózni, dlhšie sa budú odhodlávať k rozhodnutiam. Je to prirodzené. Dobrou správou je, že si postupne zvyknú na novú situáciu a efektivita pôjde hore. Očakávanému poklesu výkonnosti prispôsobte prvé dni. Pomôžte zamestnancom určiť si priority a pýtajte sa ich, koľko času strávili pri konkrétnych úlohách. Komunikáciu zjednodušia aj CRM systémy, aby žiadna úloha nezapadla v mori ostatných e-mailov. Firmy bežne využívajú Basecamp, Asana, Monday alebo Trello. Vyberte si ten, ktorý vám prácu čo najviac zjednoduší a vyhovuje vašim potrebám.

3. Vídajte sa

Samozrejme, nie na poradách v kancelárii. Urobte si aspoň každý druhý deň videohovor. Možností je viac, využite Skype, Google Hangouts alebo pokojne Facebook Messenger. V aplikáciách ako Slack a WhatsApp je možné vytvoriť rôzne skupiny a tie môžu medzi sebou vzájomne komunikovať. Ideálne, ak bude manažment komunikovať smerom k zamestnancom a zamestnanci medzi sebou. Vizuálny kontakt dosť pomôže k zvyšovaniu efektivity, ich upokojeniu a tiež lojálnosti ľudí voči firme.

4. Zaujímajte sa o kolegov

V náročných situáciách sú na prvom mieste ľudia, až potom ich práca. Ak s niekým telefonujete prvýkrát počas dňa, pýtajte sa ho, ako sa má, či je v poriadku a ako sa darí jeho rodine. Zvýšenú mieru záujmu prejavujte počas 7 až 14 dní home officu. Na ľudskosť nezabúdajte ani v e-mailovej komunikácii, používajte vety ako „ak by ste niečo potrebovali aj mimo pracovného života, dajte mi vedieť“.

5. Zosúlaďte kľúčových ľudí

Aj vy máte vo forme kľúčových ľudí, ktorí by spolu mali pravidelne komunikovať. V krízovom režime je vhodné urobiť videohovor alebo konferenčný hovor aspoň raz za deň, počas prvých 7 – 14 dní to môžu byť aj dva takéto hovory denne. Dohodnite si, kto je za čo zodpovedný, ktoré najhorúcejšie otázky treba riešiť a dohodnite si spôsob, ako dôležité informácie dostanete ku všetkým zamestnancom. Ak ľudia majú informácie o tom, čo sa aktuálne deje, ostávajú pokojnými a budú robiť dobré pracovné rozhodnutia.

Čokoľvek sa vo vašej firme udeje, vždy je možné urobiť to inak a ešte lepšie. Z Trendisu vám želáme veľa síl a odvahy riadiť firmy aj v tomto náročnom období. My máme home office zvládnutý a sme pripravení riešiť vaše marketingové výzvy.